¿Qué es la inocuidad alimentaria?

 La inocuidad alimentaria es la garantía de que los alimentos no causarán daño al consumidor cuando se preparen y/o consuman de acuerdo con el uso a que se destinan. Un alimento se considera contaminado cuando contiene agentes vivos (virus o parásitos riesgosos para la salud), sustancias químicas tóxicas u orgánicas extrañas a su composición normal o componentes naturales tóxicos en concentración mayor a las permitidas.  (Definición aceptada por la FAO y OMS)

Una de las normas que se han popularizado en la industria alimenticia ha sido la ISO-22000, enfocada a toda la cadena de la industria de la alimentación con controles adecuados a las actividades y riesgo que estas implican. Actualmente empresas como Wal-Mart ponen este requisito a sus proveedores, contar con un sistema de gestión de inocuidad alimentaria certificado.

Norma ISO-22000:2005 Requisitos de los Sistemas de Gestión de Inocuidad-Alimentaria

Falta de Liderazgo y Compromiso en los Sistemas de Gestión

En una publicación anterior comentaba sobre las debilidades en un proyecto de implementación que nos pudieran llevar a una implementación débil o incluso a no lograrla, dentro de los puntos que se listaron estaba la falta de liderazgo y compromiso, según algunos profesionales en sistemas de gestión con quienes compartí esta lista, es el riesgo mas frecuente y relevante para lograr un sistema de gestión eficiente y eficaz. En este artículo expondré porque considero es de vital importancia para la implementación de un sistema de gestión, y creo que para cualquier tipo de proyecto.

El liderazgo del proyecto se establece en alguien quien debe ser capaz de transmitir el compromiso a la direccion y mantener un proyecto dinámico donde los avances, logros y problemas se estén comunicando a las partes involucradas en un ambiente constructivo y con el deseo de solución. Mantener motivado al personal y generar una verdadera sinergia donde el sistema de gestión, la direccion y el personal promuevan el cumplimiento y mejora de todo el sistema de gestión y en consecuencia de las operaciones de la organización.
El perfil de este lider debe ser bien definido para saber a quien asignar el proyecto. Algunas veces la selección no tiene nada que ver con un perfil objetivo sino con criterios personales sumamente variables y arbitrarios. Tal vez valdría la pena tomar una referencia de la norma ISO-10019:2005 para selección de consultores. Lo importante es que sea alguien con liderazgo, habilidades para comunicarse en todos los niveles, gusto por aprender, automotivado, perseverante, abierto al cambio, apegado a normas, y practico. Y asegurarse que se le capacita en los temas relevantes y relacionados con el sistema de gestión de la calidad.

Una vez que se ha seleccionado y capacitado adecuadamente al líder de implementación es importante que la alta dirección continúe respaldándolo para el cumplimiento del proyecto de diseño, implementación y mejor del sistema de gestión.

Concluyendo con este tema mucho del verdadero éxito del proyecto tiene que ver con el cambio de paradigmas con respecto a la forma de trabajo, de resolver los problemas y buscar la mejora. Esto implica un alto nivel de compromiso y excelentes habilidades de liderazgo, tanto de la alta dirección como del líder de implementación. Si desde un principio se cumple con este requisito los problemas que se vayan presentado en el proyecto podrán ser superados.

15 PASOS PARA LA IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION

1.       DECIDETE, COMPROMETETE Y ASIGNA A UN RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACION
2.       INTEGRA Y CAPACITA UN EQUIPO DE LIDERES DE IMPLEMENTACION Y PERSONAL QUE GENERE Y MANTENGA LA CONCIENCIA DE LOS TRABAJADORES
3.       INVOLUCRAR APROPIADAMENTE A TODOS LOS EMPLEADOS EN EL DESARROLLO, IMPLEMENTACION  Y MEJORA DEL SGI
4.       COMPARAR LO QUE SE TIENE Y LO QUE PIDE LA NORMA
5.       REALIZAR UN INVENTARIO EXHAUSTIVO DE LOS REQUISITOS DEL CLIENTE, ASPECTOS AMBIENTALES, PELIGROS DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL;  Y NORMATIVIDAD APLICABLE.
6.       CREAR UNA POLITICA ESTABLECER OBJETIVOS Y CREAR PROGRAMAS PARA ALCANZARLOS.
7.       DEFINIR LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y RESPONSABILIDADES
8.       DESCRIBIR COMPLETAMENTE EL SISTEMA DE GESTION EN UN MANUAL, MANTENIENDOLO DELGADO Y SIMPLE.
9.       ESTABLECER EN UN PROCEDIMIENTO  LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL  DEFINIDA
10.   REVISAR, ACORDAR, APROBAR Y EMITIR LOS DOCUMENTOS NECESARIOS
11.   LANZAR EL SISTEMA Y RESPONDE RAPIDAMENTE A LAS SOLICITUDES DE REVISION
12.   FORMAR UN EQUIPO AUDITOR Y REALIZAR UNA AUDITORIA INTERNA
13.   PRESENTAR INFORMACION A LA ALTA GERENCIA PARA SU REVISION
14.   MEJORAR CONTINUAMENTE EL SISTEMA
15.   CERTIFICARSE Y HACER UN MERECIDO FESTEJO

RELACION INADECUADA ENTRE EL SISTEMA DE GESTION, OBJETIVO ESTRATEGICOS Y LA OPERACION

Teóricamente un sistema de gestión nos ayudará a alinear los tres elementos básicos de cualquier organización: recursos humanos, la forma de trabajo (know-how) y los recursos materiales; para que todo se direccione a lograr los objetivos estratégicos de la empresa.

En muchos casos esto no se logra, el sistema de gestión se desarrolla e implementa para cumplir con los requisitos de una norma y tener un certificado para satisfacer a algún cliente o lograr status. Se estructura al personal, infraestructura y actividades en un enfoque limitado a producir y vender, cubrir los pedidos, cada departamento trabaja sin que exista una interrelación práctica de las necesidades de cada proceso y mucho menos una dirección definida para que la organización crezca. Y lo más importante son los objetivos estratégicos, esto es lo que toda organización debería tener definido ¿a donde quiere llegar? ¿para que existe? Así la alta dirección podrá tomar decisiones que le permitan acercarse a sus metas.

Cuando se inicia un proyecto de implementación se pueden tener tres elementos independientes que hacen difícil que el sistema de gestión sea una herramienta efectiva y eficiente porque se estructura para cumplir con la norma y no se basa en los objetivos estratégicos, y tratan de adaptar a la operación en ideas que la complican o simplemente no son prácticas lo que provoca que las actividades empiecen a hacerse como más practico lo encuentra el personal y dejan de usar el sistema de gestión.

Ante esta situación ¿Qué hacer? Algunas sugerencias muy simples son:
1. Entender las operaciones, objetivos estratégicos y cultura de la empresa.
2. Conocer y entender la norma a implementar, su intención, limitaciones y la forma en que funciona como herramienta para ayudar las organizaciones a mejorar.
3. Incluir la misión y visión en la política del sistema de gestión, y hacer congruente con esto los objetivos estratégicos y del sistema de gestión.
4. Identificar los procesos y actividades que las integran definiendo un objetivo para el proceso, y al momento de establecer los métodos de operación respetar la naturaleza de las actividades y siempre mantener el objetivo del proceso en mente para no incluir cambios burocráticos que no aportan valor real.
5. Tener siempre presente que los sistemas de gestión deben de servir a las organizaciones para alcanzar sus objetivos estratégicos y tener operaciones óptimas; no es la organización que debe de encuadrar en una estructura definida por una norma, sino al contrario.

En general uno debe siempre mantener siempre en la mente la pregunta ¿Cómo me puede ayudar esta norma a cumplir con mis objetivos y ser mejor? y no tiene que ser al revés ¿cómo cumplo con los requisitos de la norma? Esto permitirá mantener una relación directa y práctica entre objetivos estratégicos, operaciones y sistema de gestión para que la organización logre su mejora.

¿POR QUE FALLA LA IMPLEMENTACION DE LOS SISTEMAS DE GESTION?

Esta vez vamos a tocar un tema importante para evitar que la implementación de los sistemas de gestión sean largos, difíciles y lleguen a un resultado prácticamente inútil para la organización. Actualmente muchas empresas muestran interés en invertir en un Sistema de Gestión de la Calidad, con el fin de mejorar sus resultados, sin embargo tras un tiempo trabajando con él notan que no están recibiendo los beneficios que esperaban. Algunas incluso han puesto gran esfuerzo desarrollando personal especializado en calidad sin lograr un desempeño satisfactorio. ¿QUÉ HACEN OTRAS EMPRESAS PARA CONVERTIR SU SISTEMA DE GESTIÓN EN UNA HERRAMIENTA PARA PROMOVER SU CRECIMIENTO E INCREMENTAR SU PRODUCTIVIDAD?

Iremos dando respuesta a esta pregunta que hace la diferencia entre tener una herramienta de mejora y tener un montón de documentos y registros que cuesta trabajo cumplir. En esta publicación daremos una lista de los temas que analizaremos más adelante definiendo el problema, consecuencias y posibles soluciones:

1.       Relación inadecuada entre el Sistema de Gestión, los objetivos estratégicos y la operación

2.       Falta de Comunicación y liderazgo.

3.       Mala planeación y falta de sentido de urgencia o importancia.

4.       Burocracia y complejidad.

5.       Capacitación y desarrollo del personal deficiente.

6.       Resistencia al cambio

7.       Responsabilidad y autoridad no definidos de manera clara

8.       Implementación de sistemas de gestión de otras organizaciones

Dedicaremos una entrada a cada punto y espero que si tienen alguna duda de uno de esos temas en particular me la hagan saber para poder incluir algunos comentarios al respecto.

Atentamente

Carmen Fermán

¿PORQUE UN SISTEMA DE GESTION?

Las organizaciones normalmente se estructuran para generar una utilidad, definen un servicio o producto a comercializar y establecen una forma de producirlo y venderlo. Sin embargo no siempre se tienen en cuenta elementos de administración que les ayuden a alcanzar estos objetivos de manera consistente. Un sistema de gestión es una herramienta que ayuda a las organizaciones a definir objetivos y estrategias para alcanzarlos, y se complementa con elementos que nos dicen como eliminar problemas y aprender de ellos; impulsando así a las organizaciones a la mejora continua de sus operaciones e imagen con clientes y otras partes interesadas.

Un sistema de gestión como decía es una herramienta de administración que provee elementos de administración para alcanzar los objetivos de las empresas en diferentes áreas como pueden ser la satisfacción de los clientes (calidad), disminución de accidentes y enfermedades (seguridad y salud ocupacional) y menos contaminación (ambiental). Pero ¿cómo nos ayudan los sistemas de gestión? Es en estos puntos que describo a continuación:

1. Definir cual es el objetivo de la organización en cuanto al sistema de gestión.
2. Establecer como van a lograr dicho objetivo de manera formal, logrando sistematizar las operaciones.
3. Establecer claramente responsabilidades, funciones y competencia dentro de la organización.
4. Definir métodos para solucionar los problemas dando relevancia a la identificación de la causa real de los problemas y buscando eliminar la recurrencia de problemas.
5. promover la prevención de los problemas pero sobre todo gestionar los riesgos de que existan desviaciones que los alejen de los objetivos.
6. Incluye el enfoque de procesos y el uso de indicadores para saber si se están alcanzado los resultados planificados
7. Promueve la mejora sistemática de la organización.

En las normas internacionales ISO-9001:2008 (calidad), ISO-14001:2004 (ambiental) y OHSAS-18001:2007 encontraran los requisitos a cumplir para contar con un sistema de gestión enfocado a cumplir con los 6 puntos mencionados anteriormente y más, en ellas se definen lineamientos generales de que se debe de cumplir, el como se van a cumplir se establece de acuerdo a las necesidades de la organización.

Es importante que se haga un adecuado diseño e implementación del sistema de gestión, para que resulte útil, se debe de cuidar no caer en los errores mas comunes de implementación, los cuales se describen en el siguiente blog que publicaremos.

Atentamente

Carmen Fermán

 

SGP Consultores

Hola y bienvenidos a nuestro blog, este sitio lo usaremos para ir publicando algunos artículos sobre los sistemas de gestión y temas relacionados para ayudar a comprender mejor su funcionamiento y las ventajas que podemos obtener de ellos.

 

Aprovecho para hacer la formal presentación de SGP Consultores, empresa mexicana enfocada en el diseño, implementación y mejora de Sistemas de Gestión. El principal objetivo de SGP Consultores es proporcionarles soluciones adecuadas a sus necesidades para mejorar la productividad de su empresa y hacerla más competitiva.

Un sistema de gestión es recomendado para toda organización que necesite una herramienta comprobada para mejorar sus operaciones y optimizar sus recursos; sin embargo el diseño del sistema de gestión debe estar enfocado en lograr los objetivos específicos de su empresa, siempre en función de mejorar sus resultados para que la implementación sea una inversión que le permita crecer de manera sólida y constante.

SGP Consultores le ayuda lograr esto mediante los servicios que proporciona para implementar su sistema de gestión o mejorar el que ya tiene. Los sistemas de gestión que SGP Consultores le ayuda a implementar se basan en las normas internacionales ISO-9001:2008, ISO-14001:2004 y OHSAS-18001:2007 las cuales permiten el control de ciertos aspectos relevantes para las organizaciones, como la calidad de su producto o servicio, los impactos ambientales que pueda ocasionar, la seguridad y salud del personal que labora en ellas.

Agradezco su atención y espero nos permitan conocer sus necesidades, pero sobre todo dudas o temas que consideren relevantes para poder exponerlos y analizarlos en este espacio y ayudarles así a encontrar una solución adecuada. 

Atentamente,

Carmen Fermán