1.
DECIDETE, COMPROMETETE Y ASIGNA A UN RESPONSABLE
DE LA IMPLEMENTACION
2.
INTEGRA Y CAPACITA UN EQUIPO DE LIDERES DE IMPLEMENTACION Y
PERSONAL QUE GENERE Y MANTENGA LA CONCIENCIA DE LOS TRABAJADORES
3.
INVOLUCRAR APROPIADAMENTE A TODOS LOS EMPLEADOS
EN EL DESARROLLO, IMPLEMENTACION Y
MEJORA DEL SGI
4.
COMPARAR LO QUE SE TIENE Y LO QUE PIDE LA NORMA
5.
REALIZAR UN INVENTARIO EXHAUSTIVO DE LOS
REQUISITOS DEL CLIENTE, ASPECTOS AMBIENTALES, PELIGROS DE SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL; Y NORMATIVIDAD APLICABLE.
6.
CREAR UNA POLITICA ESTABLECER OBJETIVOS Y CREAR
PROGRAMAS PARA ALCANZARLOS.
7.
DEFINIR LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y
RESPONSABILIDADES
8.
DESCRIBIR COMPLETAMENTE EL SISTEMA DE GESTION EN
UN MANUAL, MANTENIENDOLO DELGADO Y SIMPLE.
9.
ESTABLECER EN UN PROCEDIMIENTO LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEFINIDA
10.
REVISAR, ACORDAR, APROBAR Y EMITIR LOS DOCUMENTOS
NECESARIOS
11.
LANZAR EL SISTEMA Y RESPONDE RAPIDAMENTE A LAS
SOLICITUDES DE REVISION
12.
FORMAR UN EQUIPO AUDITOR Y REALIZAR UNA
AUDITORIA INTERNA
13.
PRESENTAR INFORMACION A LA ALTA GERENCIA PARA SU
REVISION
14.
MEJORAR CONTINUAMENTE EL SISTEMA
15.
CERTIFICARSE Y HACER UN MERECIDO FESTEJO
Teóricamente un sistema de gestión nos ayudará a alinear los tres elementos básicos de cualquier organización: recursos humanos, la forma de trabajo (know-how) y los recursos materiales; para que todo se direccione a lograr los objetivos estratégicos de la empresa.
En muchos casos esto no se logra, el sistema de gestión se desarrolla e implementa para cumplir con los requisitos de una norma y tener un certificado para satisfacer a algún cliente o lograr status. Se estructura al personal, infraestructura y actividades en un enfoque limitado a producir y vender, cubrir los pedidos, cada departamento trabaja sin que exista una interrelación práctica de las necesidades de cada proceso y mucho menos una dirección definida para que la organización crezca. Y lo más importante son los objetivos estratégicos, esto es lo que toda organización debería tener definido ¿a donde quiere llegar? ¿para que existe? Así la alta dirección podrá tomar decisiones que le permitan acercarse a sus metas.
Cuando se inicia un proyecto de implementación se pueden tener tres elementos independientes que hacen difícil que el sistema de gestión sea una herramienta efectiva y eficiente porque se estructura para cumplir con la norma y no se basa en los objetivos estratégicos, y tratan de adaptar a la operación en ideas que la complican o simplemente no son prácticas lo que provoca que las actividades empiecen a hacerse como más practico lo encuentra el personal y dejan de usar el sistema de gestión.
Ante esta situación ¿Qué hacer? Algunas sugerencias muy simples son:
1. Entender las operaciones, objetivos estratégicos y cultura de la empresa.
2. Conocer y entender la norma a implementar, su intención, limitaciones y la forma en que funciona como herramienta para ayudar las organizaciones a mejorar.
3. Incluir la misión y visión en la política del sistema de gestión, y hacer congruente con esto los objetivos estratégicos y del sistema de gestión.
4. Identificar los procesos y actividades que las integran definiendo un objetivo para el proceso, y al momento de establecer los métodos de operación respetar la naturaleza de las actividades y siempre mantener el objetivo del proceso en mente para no incluir cambios burocráticos que no aportan valor real.
5. Tener siempre presente que los sistemas de gestión deben de servir a las organizaciones para alcanzar sus objetivos estratégicos y tener operaciones óptimas; no es la organización que debe de encuadrar en una estructura definida por una norma, sino al contrario.
En general uno debe siempre mantener siempre en la mente la pregunta ¿Cómo me puede ayudar esta norma a cumplir con mis objetivos y ser mejor? y no tiene que ser al revés ¿cómo cumplo con los requisitos de la norma? Esto permitirá mantener una relación directa y práctica entre objetivos estratégicos, operaciones y sistema de gestión para que la organización logre su mejora.
