El término auditoría es comúnmente usado para definir un proceso que nos sirve para revisar algo, compararlo contra un criterio y definir si se cumple o no con dicho criterio, esto con el objetivo de corregir o mejorar algún proceso. Esto es aplicable en diferentes ámbitos profesionales, por ejemplo cuando comparto con alguien que soy auditor, lo primero que me preguntan es: ¿eres contadora? porque la mayoría de las personas están relacionadas con las auditorías contables ya sean fiscales o financieras, poco se sabe de otro tipo de auditorías por lo cual cada vez que externo a lo que me dedico debo tener la disposición de explicar de forma general los sistemas de gestión y la herramienta de la auditoría. Eso es lo que me motiva a redactar estas líneas.
Primero que nada explicaré que un sistema de gestión son elementos administrativos para las operaciones que definen métodos y criterios para las actividades con el objetivo de aplicar controles y asegurar que se logren los objetivos definidos por la dirección, sobre esto se encuentran también definidos los indicadores de desempeño (kpi's) que son una forma de medir el funcionamiento de las organizaciones. Aunque todo esto por si mismo son herramientas para que se trabaje de manera estandarizada y planeada no siempre se alcanzan los objetivos o incluso no siempre se siguen los métodos ni se cumplen los criterios o nuestra planeación puede tener deficiencias que debemos de detectar. Ahí es donde entran las auditorías.
El proceso de auditoría implica el programar revisiones a los diferentes procesos de la organización por parte de personal calificado con el fin de concluir si el sistema de gestión esta siendo adecuado y alcanza los objetivos para los cuales fue implementado. Esta programación debe estar en función de lo complejo de las actividades, la relevancia de los procesos, la recurrencia en problemas y por supuesto intereses específicos de la alta dirección o el cliente y resultados de auditorías anteriores. Además de esto es importante contar con el personal competente para que funjan como auditores, que deben saber las personas que formaran parte del grupo auditor: conocer los procesos y cultura de la organización, conocer la norma del sistema de gestión a auditar (Calidadd ISO-9001. ambiental ISO-14001, seguridad y salud ocupacional OHSAS-18001. inocuidad alimentaria ISO-22000, etc.) el criterio base de cualquier auditor de un sistema de gestión es la norma, debe asegurarse que cumple con los requisitos que establece la norma seguido de los criterios de la organización definidos en sus procedimientos. Los auditores deben tener conocimiento de las directrices de auditorias, para ello existe la norma ISO-19011:2011 que describe todo lo necesario para realizar una auditoria, incluyendo las características personales del auditor, quien debe ser capaz de mantener en todo momento la objetividad y poder emitir juicios de valor que ayuden a la organización a ser mejor. Es ampliamente recomendable que se capacite al equipo auditor en la norma de directrices de auditoria de los sistemas de gestión ISO-19011:2011 y en la norma en que se base el sistema de gestión a auditar, incluso se puede desarrollar una competencia en diferentes aspectos como operaciones, mantenimiento, etc. que aprenda lo que hacen las personas para que el juicio emitido pueda agregar valor a los procesos que evalúen. Al final de una auditoria se genera un reporte que describe que estuvo mal, e igualmente que se puede mejorar. El estado de la organización para que la dirección tome decisiones en base a estos hallazgos y dirija a la organización a ser mas competitiva, a ser mejor.
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